الارشيف

الارشيف 

تاريخة ، اصنافة ، ادارته 

تاليف 

سالم عبود الالوسى 

محمد محجوب مالك 

تحميل  
التحميل من الجوال Qr code 

 

كلمة الأرشيف مشتقة من الكلمة الإغريقية ارخيون أو ارشيونArcheion التي تتصل بدائرة من الدوائر ، و في الأصل كانت تطلق على سجلات الحكومة و وثائقها ، أي الأرشيف العمومي .

و استعمال كلمة ( الأرشيف ) باعتبارها كلمة من الكلمات الحضارية الحديثة ، شأنها في ذلك شأن المئات من الألفاظ التي فرضتها علينا الحضارة المعاصرة فأخذت طريقها إلى لغتنا العربية مثل : الفلسفة ، الجغرافيا ، التلفزيون ، الراديو ، التلفزيون ، السينما ..

ومصطلح  الأرشيف يستعمل في اللغة العربية للأسباب التالية :

1 – لما لها من شمول و شيوع على النطاق العالمي .

2 – لدلالاتها الاصطلاحية و اللغوية الدقيقة المعبرة .

3 – دخول العرب مضمار الدراسات و التنظيمات الوثائقية و الأرشيفية متأخرين عن بقية الدول المتقدمة .

4  - و أخيرا فإن معظم المصادر و المراجع التي تتناول هذا العلم الحديث مكتوبة و مدونة باللغات العالمية كالفرنسية و الانجليزية و غيرها و ما كتب بلغتنا العربية يكاد يكون نادرا . ( 1 )

اصطلاحا  يمكن تعريف مصطلح الأرشيف بأنه الهيئة التي تتولى مهمة حفظ الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة ، إن كانت صادرة عن مؤسسة عامة أو شبه عامة ، سواء أكانت دائرة أعمال أم هيئة خاصة ، و كذلك الدوائر و المصالح و الشركات الحكومية التي تقوم بتسيير الأعمال المتصلة بشؤونها و تضطلع بمهمة حفظها و العناية بها ، و يتداولها من يتناوبون على المسؤولية أو أية جهة مخولة بالاحتفاظ بها و ذلك من خلال اتساع المفهوم الأصلي للأرشيف المقصود به حفظ هذه المواد ، و كذلك حفظ ما يخص تاريخ أنساب العائلات و الشخصيات البارزة التي تقدم عند حفظها فائدة في توفير المصادر الأولية و الأدلة و الشواهد على تاريخ البلاد و أصول شعبها .

و هناك لفظة أخرى تستعمل في هذا المجال هي كلمة ( الوثائق أو السجلات ) و استعمالها شائع في المملكة المتحدة ( بريطانيا ) كدائرة الوثائق و كذلك في دول رابطة الشعوب البريطانية        ( الكومنويلث ) . ( 2 )

  و يعرف قاموس أكسفورد الأرشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية . و تطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية ، كما تطلق على الهيئة أو الإدارة القائمة بعمليات الإشراف على الأرشيف .

و بالرغم من أن هذا التعريف يشتمل على مميزات خاصة بالأرشيف ، مثل قيمة الوثائق من الناحية التاريخية و مدرها العام في بعض الحالات و حفظها في مستودع ، إلا هذا التعريف لا يفي بأغراض رجل الأرشيف المتخصص .

و قد حاول عدد من ذوي الخبرة و الممارسات في عمل الأرشيف إيجاد تعريفات منبثقة من خبرتهم فوضعوا بعض التعريفات التي تختلف اختلافا يسيرا بسبب خبرة كل منهم .

فيعرف ( السير هيلري جنكنسون Sir Hilary Jenkinson) المجموعة الأرشيفية بأنها الأرشيفات أو الوثائق الأرشيفية التي نشأت اثنا تأدية أي عمل من الأعمال ، و كانت جزءا من ذلك العمل ، لذلك حفظت لدى الأشخاص المسؤولين عن تلك الأعمال للرجوع إليها ، و هي لا تقتصر على الأعمال الحكومية بل قد تكون وثائق لجمعيات أو لأشخاص أو لهيئات غير حكومية .

و طبقا لهذا التعريف يرى جنكنسون أن الوثاق تتجمع بطرقة طبيعية أثناء تصريف الأعمال ، فهي أدلة للعمل نفسه و هي جزء من تلك الأعمال .

و من هذا التعريف توصل ( هدسون Hodson  ) إلى أربع مميزات تفرق بين مجموعة الوثائق الأرشيفية و الوثائق العادية

أولا – أن المجموعات الأرشيفية تعتبر جزءا من الإدارة التي أنتجتها و فحواها حقائق عن نشاطات تلك الإدارة و بذلك يتوفر لها ميزة عدم التحيز .

ثانيا – تكتسب المجموعة الأرشيفية أهميتها من عملية الحفظ و هذا ما يفرق بينها و بين مجموعة الوثائق التي تجمع بطرقة صناعية أو بطرقة غير طبيعية ، و عملية الحفظ تعطي المجموعة الأرشيفية صفة قانونية و يشار إليها بالولاية القانونية ، و عنصر الحفظ ركن هام في تحدي الوثائق الأرشيفية فالوثيقة الأرشيفية يجب أن تكون محفوظة في مكان يحدده القانون ، و إلا فقدت ركنا هاما و عنصرا مشخصا لها ،و قد اهتم الباحثون بمسألة الولاية القانونية و هي يجب أن تكون مستمرة و أن تكون الوثائق الأرشيفية بعيدة عن أيدي العابثين و يقول جنكنسون أن هذه الولاية هي العنصر الأساسي و هي الفاصل بين أية وثيقة عادية و بين الوثيقة الأرشيفية .

ثالثا – تتجمع الوثائق الأرشيفية بطريقة طبيعية ، بمعنى أنها نتجت عن أداء عمل ، و هذا التجمع الطبيعي نتجت عنه علاقات طبيعية بين أجزاء المجموعة ، تلك العلاقة هي لب أهميتها و هي التي تحدد القيمة العلمية لها ، و يجب أن لا يغيب عن بالنا أن الباحثين يستخلصون من هذه الوثائق أدلة لموضوعات لم تخطر ببال منشئيها .

رابعا – تكوين الوثائق بطريقة طبيعية يكسبها نوعا من التماسك و الترابط و التسلسل داخل المجموعة الأرشيفية و خارجها ، و أهمية الوثيقة تتوقف على هذه العلاقة ، و وثيقة بمفردها لا تعني أي شيء بالنسبة للباحث .