الارشيف
تاريخة ، اصنافة ، ادارته
تاليف
سالم عبود الالوسى
محمد محجوب مالك
كلمة الأرشيف مشتقة من الكلمة
الإغريقية ارخيون أو ارشيونArcheion التي
تتصل بدائرة من الدوائر ، و في الأصل كانت تطلق على سجلات الحكومة و وثائقها ، أي
الأرشيف العمومي .
و استعمال كلمة ( الأرشيف ) باعتبارها
كلمة من الكلمات الحضارية الحديثة ، شأنها في ذلك شأن المئات من الألفاظ التي
فرضتها علينا الحضارة المعاصرة فأخذت طريقها إلى لغتنا العربية مثل : الفلسفة ،
الجغرافيا ، التلفزيون ، الراديو ، التلفزيون ، السينما ..
ومصطلح الأرشيف يستعمل في اللغة العربية للأسباب التالية :
1 – لما لها من شمول و شيوع على
النطاق العالمي .
2 – لدلالاتها الاصطلاحية و اللغوية
الدقيقة المعبرة .
3 – دخول العرب مضمار الدراسات و
التنظيمات الوثائقية و الأرشيفية متأخرين عن بقية الدول المتقدمة .
4 - و أخيرا فإن معظم المصادر و المراجع التي تتناول هذا العلم
الحديث مكتوبة و مدونة باللغات العالمية كالفرنسية و الانجليزية و غيرها و ما كتب
بلغتنا العربية يكاد يكون نادرا . (
1 )
اصطلاحا يمكن تعريف مصطلح الأرشيف بأنه الهيئة التي تتولى مهمة حفظ
الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة ، إن كانت صادرة عن مؤسسة عامة
أو شبه عامة ، سواء أكانت دائرة أعمال أم هيئة خاصة ، و كذلك الدوائر و المصالح و
الشركات الحكومية التي تقوم بتسيير الأعمال المتصلة بشؤونها و تضطلع بمهمة حفظها و
العناية بها ، و يتداولها من يتناوبون على المسؤولية أو أية جهة مخولة بالاحتفاظ
بها و ذلك من خلال اتساع المفهوم الأصلي للأرشيف المقصود به حفظ هذه المواد ، و
كذلك حفظ ما يخص تاريخ أنساب العائلات و الشخصيات البارزة التي تقدم عند حفظها
فائدة في توفير المصادر الأولية و الأدلة و الشواهد على تاريخ البلاد و أصول شعبها
.
و هناك لفظة أخرى تستعمل في هذا
المجال هي كلمة ( الوثائق أو السجلات ) و استعمالها شائع في المملكة المتحدة (
بريطانيا ) كدائرة الوثائق و كذلك في دول رابطة الشعوب
البريطانية ( الكومنويلث ) . ( 2
)
و يعرف قاموس أكسفورد الأرشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه
الوثائق العامة و المستندات التاريخية . و تطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية
، كما تطلق على الهيئة أو الإدارة القائمة بعمليات الإشراف على الأرشيف .
و بالرغم من أن هذا التعريف يشتمل على
مميزات خاصة بالأرشيف ، مثل قيمة الوثائق من الناحية التاريخية و مدرها العام في
بعض الحالات و حفظها في مستودع ، إلا هذا التعريف لا يفي بأغراض رجل الأرشيف
المتخصص .
و قد حاول عدد من ذوي الخبرة و
الممارسات في عمل الأرشيف إيجاد تعريفات منبثقة من خبرتهم فوضعوا بعض التعريفات التي
تختلف اختلافا يسيرا بسبب خبرة كل منهم .
فيعرف ( السير هيلري جنكنسون Sir Hilary Jenkinson) المجموعة الأرشيفية بأنها الأرشيفات أو
الوثائق الأرشيفية التي نشأت اثنا تأدية أي عمل من الأعمال ، و كانت جزءا من ذلك
العمل ، لذلك حفظت لدى الأشخاص المسؤولين عن تلك الأعمال للرجوع إليها ، و هي لا
تقتصر على الأعمال الحكومية بل قد تكون وثائق لجمعيات أو لأشخاص أو لهيئات غير
حكومية .
و طبقا لهذا التعريف يرى جنكنسون أن
الوثاق تتجمع بطرقة طبيعية أثناء تصريف الأعمال ، فهي أدلة للعمل نفسه و هي جزء من
تلك الأعمال .
و من هذا التعريف توصل ( هدسون Hodson ) إلى أربع مميزات تفرق بين مجموعة
الوثائق الأرشيفية و الوثائق العادية
أولا – أن المجموعات الأرشيفية تعتبر جزءا من الإدارة التي أنتجتها
و فحواها حقائق عن نشاطات تلك الإدارة و بذلك يتوفر لها ميزة عدم التحيز .
ثانيا – تكتسب المجموعة الأرشيفية أهميتها من عملية الحفظ و هذا ما
يفرق بينها و بين مجموعة الوثائق التي تجمع بطرقة صناعية أو بطرقة غير طبيعية ، و
عملية الحفظ تعطي المجموعة الأرشيفية صفة قانونية و يشار إليها بالولاية القانونية
، و عنصر الحفظ ركن هام في تحدي الوثائق الأرشيفية فالوثيقة الأرشيفية يجب أن تكون
محفوظة في مكان يحدده القانون ، و إلا فقدت ركنا هاما و عنصرا مشخصا لها ،و قد
اهتم الباحثون بمسألة الولاية القانونية و هي يجب أن تكون مستمرة و أن تكون
الوثائق الأرشيفية بعيدة عن أيدي العابثين و يقول جنكنسون أن هذه الولاية هي العنصر
الأساسي و هي الفاصل بين أية وثيقة عادية و بين الوثيقة الأرشيفية .
ثالثا – تتجمع الوثائق الأرشيفية بطريقة طبيعية ، بمعنى أنها نتجت عن
أداء عمل ، و هذا التجمع الطبيعي نتجت عنه علاقات طبيعية بين أجزاء المجموعة ، تلك
العلاقة هي لب أهميتها و هي التي تحدد القيمة العلمية لها ، و يجب أن لا يغيب عن
بالنا أن الباحثين يستخلصون من هذه الوثائق أدلة لموضوعات لم تخطر ببال منشئيها .
رابعا – تكوين الوثائق بطريقة طبيعية يكسبها نوعا من التماسك و
الترابط و التسلسل داخل المجموعة الأرشيفية و خارجها ، و أهمية الوثيقة تتوقف على
هذه العلاقة ، و وثيقة بمفردها لا تعني أي شيء بالنسبة للباحث .
إرسال تعليق